GDPR

ÚVODNÍ INFORMACE

Pokud jste naším zaměstnancem, jsou pro Vás důležité následující informace.

JAKÉ ÚDAJE O VÁS ZPRACOVÁVÁME?

V rámci zpracování osobních údajů našich zaměstnanců zpracováváme následující osobní údaje:

1. identifikační údaje, zejména jméno, příjmení, rodné číslo, datum narození, adresa trvalého pobytu, číslo a platnost průkazu totožnosti;
2. kontaktní údaje, zejména kontaktní adresa, telefonní číslo, a e-mailová adresa;
3. mzdové údaje, zejména číslo bankovního účtu, výše mzdy a informace rozhodné pro její výpočet, odměny, cestovní a jiné náhrady, srážky ze mzdy;
4. daňové údaje, zejména informace a dokumenty prokazující nárok na odečet nezdanitelné části základu daně, slevy na dani a nároku na daňové zvýhodnění, tedy například informace o rodinném stavu, o dítěti zaměstnance, jeho rodné číslo, potvrzení o studiu, potvrzení o umístění dítěte v mateřské škole;
5. údaje o Vaší kvalifikaci, zejména informace a dokumenty o dosaženém vzdělání a absolvovaných školeních, benefitech, doklady a potvrzení o způsobilosti k výkonu práce, potvrzení o dosavadním zaměstnání;
6. údaje související s výkonem práce, zejména docházka a přítomnost v práci, čerpání dovolené a náhradního volna, údaje o plnění pracovních povinností a jejich vyhodnocení, pracovní zařazení, evidence případných porušení pracovních povinností;
7. bezpečnostní a systémové informace, zejména systémové přihlašovací údaje, číslo přístupové karty, informace o přístupu k aplikacím a systémům;
8. údaje o přidělení a užívání svěřených věcí a zařízení, zejména identifikační údaje svěřených věcí a zařízení (např. počítač, mobilní telefon, automobil), lokalizační údaje svěřeného mobilního telefonu, příp. automobilu;
9. údaje o zdravotním stavu související s pracovním poměrem;
10. informace o trestní bezúhonnosti, zejména předložené výpisy z rejstříku trestů v relevantních případech.

PROČ A NA ZÁKLADĚ ČEHO TYTO ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?

Osobní údaje zpracováváme pro následující účely:

1. vznik, správa a ukončení pracovněprávních vztahů se zaměstnanci; a to na základě právního základu plnění smlouvy;
2. vnitřní administrativní potřeby, evidence a statistiky, a to na základě našeho oprávněného zájmu na zajištění řádné evidence zaměstnanců, vztahů s nimi, plnění jejich povinností vyplývajících z pracovního poměru a řádné správy naší společnosti, jakož i na udržování interního přehledu o činnostech probíhajících v naší společnosti, hodnocení výkonu společnosti a jejích zaměstnanců, plánování a optimalizaci kapacit a hodnocení dalších aspektů fungování naší společnosti;
3. ochrana majetku a osob, a to na základě našeho oprávněného zájmu na zajištění ochrany našeho majetku, majetku třetích osob a zajištění bezpečnosti;
4. ochrana právních nároků, a to na základě našeho oprávněného zájmu na zajištění řádné ochrany a účinného uplatňování našich práv a nároků;
5. plnění obecných zákonných povinností, zejména v oblasti daňové a účetní evidence a evidence mzdových listů u zaměstnanců, a to na základě právní povinnosti, která se na nás jako na zaměstnavatele vztahuje, konkrétně dle povinností dle následujících zákonů:
   1. zákona 262/2006 Sb., zákoník práce (tento zákon například ukládá povinnost vést knihu pracovních úrazů a zajistit poskytování pracovnělékařských prohlídek pro zaměstnance);
   2. zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti (tento zákon ukládá povinnost vést evidenci zaměstnávaných osob se zdravotním postižením);

• zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, a zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění (tento zákon ukládá povinnost oznámit nástup zaměstnance, změnu jeho zdravotní pojišťovny apod.);

1. zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (tento zákon ukládá povinnost vyhotovit stejnopis evidenčního listu);
2. zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění (tento zákon ukládá povinnost ohlásit nástup zaměstnance, změně jeho údajů apod.);
3. zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (tento zákon ukládá zejména povinnost odvádět daň z příjmu fyzických osob);

• zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví (tento zákon ukládá zejména povinnost vést účetní záznamy, kterými mohou být i mzdové listy);
• zákona č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách (tento zákon ukládá povinnost zaměstnavateli v oblasti pracovnělékařských prohlídek pro zaměstnance).

JAK DLOUHO VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE UCHOVÁVÁME?

Osobní údaje uchováváme v nezbytném rozsahu po dobu:

1. trvání pracovního poměru v případě účelu dle písmene a)výše;
2. trvání promlčecí doby, včetně doby pokrývající její případné stavení či přerušení, typicky však ne déle než 16 let po ukončení účinnosti smlouvy pro případy účelů uvedených pod písmeny b), c) a d) výše;
3. maximálně 45 let od konce účetního období, v němž skončil pracovní nebo obdobný poměr, vždy však dle konkrétní zákonné povinnosti uvedené výše, v případě účelu pod písmenem e)výše.

V JAKÉ FORMĚ JSOU VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁNY?

Vaše údaje zpracováváme v elektronické i papírové formě.

ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ RODINNÝCH PŘÍSLUŠNÍKŮ

Na základě Vaší žádosti zpracováváme také osobní údaje Vašich rodinných příslušníků, a to proto, abychom splnili zákonné povinnosti, které nám ukládá zejména zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, v souvislosti s prokázáním nároku zaměstnance na odečet nezdanitelné části základu daně, slevy na dani nebo nároku na daňové zvýhodnění.

KOMU MŮŽEME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE POSKYTNOUT?

Všechny zmíněné osobní údaje zpracováváme my jako správce, přičemž třetím subjektům je předáváme zásadně s Vaším souhlasem. V některých případech jsme však nuceni předat Vaše osobní údaje dalším příjemcům, a to i bez Vašeho souhlasu.

Takovou výjimkou jsou zejména případy, kdy budeme povinni tyto údaje předat na základě zákona (zejména orgánům státní správy, soudům, policii a dalším orgánům veřejné moci při výkonu jejich zákonných pravomocí), dále pak zdravotním pojišťovnám či třetím osobám (zejména osobám poškozeným protiprávním jednáním).

Vaše osobní údaje můžeme dále předávat našim externím dodavatelům, kteří zpracovávají Vaše osobní údaje pro nás a dle našich instrukcí. Tito externí dodavatelé jsou v pozici tzv. zpracovatelů a mají s námi uzavřenou písemnou smlouvu, která je zavazuje dodržovat přísné zásady při nakládání s Vašimi údaji. V takovém případě není pro účely výkonu zpracovatelské činnosti vyžadován Váš souhlas, neboť takové zpracování umožňuje přímo právní předpis. Vězte, že své dodavatele si vybíráme podle přísných kritérií, proto o svá data nemusíte mít obavu. V nezbytně nutném rozsahu tak můžeme Vaše osobní údaje zpřístupnit:

1. poskytovatelům informačních systémů a technické infrastruktury;
2. poskytovatelům služeb v oblasti BOZP a požární ochrany;
3. poskytovatelům benefitů, vzdělávání a jiných výhod;
4. poskytovatelům poradenských služeb (zejména právním, účetním či daňovým poradcům a auditorům).

Vaše osobní údaje zásadně nepředáváme do zahraničí. Stát se tak může pouze výjimečně, pokud k tomu udělíte souhlas, nebo pokud to stanoví právní předpis.

JAKÁ MÁTE PRÁVA PŘI ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Jako subjektu údajů Vám právní řád svěřuje celou řadu práv. Jako náš zaměstnanec máte ve vztahu ke svým osobním údajům následující práva.

Právo na přístup k osobním údajům

Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje o Vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde Vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním Vašich osobních údajů. To vše jste se dozvěděl v těchto Informacích o zpracování osobních údajů. Pokud si však nejste jistý, které osobní údaje o Vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii Vám poskytneme bezplatně a další kopie s poplatkem.

Právo na opravu osobních údajů

Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.

Právo na omezení zpracování osobních údajů

Toto právo Vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení některých Vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly nadále předmětem dalšího zpracovávání, a to po určitou dobu. Není to totéž, jako právo na výmaz, jelikož omezení zpracování není trvalé. Právo, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů, máte v případě že:

1. popíráte přesnost údajů, které o Vás zpracováváme, a to na potřebnou dobu k tomu, aby mohla být jejich přesnost ověřena;
2. zpracování je bez právního základu (např. nad rámec údajů, které jsme oprávněni zpracovávat), ale na místo výmazu upřednostňujete omezení zpracovávání, ku příkladu proto, že předpokládáte, že nám tyto údaje v budoucnu stejně poskytnete;
3. již více nepotřebujeme zpracovávat Vaše osobní údaje, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků;
4. vznesete námitku proti zpracování (o tomto právu viz další bod poučení).

Pokud je zpracování omezeno, mohou být zpracovávány údaje jen s Vaším souhlasem, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné osoby, ať již fyzické nebo právnické, nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu.

Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů můžete využít pouze v situaci, kdy bychom některé Vaše osobní údaje zpracovávali ve veřejném zájmu či na základě našeho oprávněného zájmu anebo pro účely přímého marketingu. V takových případech můžete vznést námitku kdykoli. Pokud se tak stane, budeme Vaše osobní údaje dále zpracovávat, pouze pokud pro to prokážeme závažné oprávněné důvody (zejména pokud je budeme potřebovat pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků). Pokud však vznesete námitku proti zpracovávání údajů za účelem přímého marketingu, neprodleně Vaše údaje přestaneme pro tento účel zpracovávat.

Právo podat stížnost

Uplatněním práv, které byly doposud uvedeny, není nijak dotčeno Vaše právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, a to prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v úvodu dokumentu. Stížnost můžete podat kdykoliv, kdy máte pochybnosti o tom, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány tak, jak by měly být, tedy neoprávněně nebo v rozporu s právními předpisy.

Právo na výmaz

V některých případech máte právo, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:

1. Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali;
2. využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz níže kapitola „Právo vznést námitku proti zpracování“) u osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů, a my shledáme, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme; nebo
3. ukáže se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.

Toto právo se neuplatní v případě, že zpracování Vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro:

1. splnění naší právní povinnosti;
2. účely archivace, vědeckého výzkumu či pro statistické účely; nebo
3. určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.

Právo odvolat souhlas

Pokud se jedná o případy, kdy jsou Vaše osobní údaje zpracovávány na základě souhlasu, máte právo kdykoli tento souhlas odvolat. Odvoláním souhlasu nicméně nebude nikterak dotčeno předchozí zpracování, které jsme prováděli před jeho odvoláním.

JAK LZE JEDNOTLIVÁ PRÁVA UPLATNIT?

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se na nás můžete obracet prostřednictvím následujících kontaktů:

• poštou nebo osobně na adrese: Falta s.r.o., IČO: 259 99 591, se sídlem Zámecká 239, 547 01 Náchod;
• e-mailem na e-mailové adrese: katerina.shejbalova@faltarhb.cz;
• telefonicky na lince: +420 491 428 556.

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti Vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění Vás samozřejmě budeme informovat.